日々の業務の中で、取引先や社内のメンバーに「対応を急いでほしい」「返事がほしい」と感じることは少なくありません。
しかし、催促の仕方を間違えると、相手にプレッシャーや不快感を与え、信頼関係に影響を及ぼす恐れがあります。
この記事では、相手への配慮を忘れずにスムーズに行動を促すためのビジネスメール作成の基本ポイントと、今すぐ使える状況別の実用文例を詳しく紹介します。
「失礼にならない言葉の選び方」「複数回催促する場合の工夫」までカバーしているので、最後まで読めば安心して送信できるはずです。
催促メールが必要となる代表的な場面
ビジネス現場では、依頼や確認を「もう一度お願いする」場面が意外なほど頻繁に発生します。
例えば、次のようなケースが挙げられます。
- 請求書や支払いが期日までに行われない
- 納期や納品日に遅れが出そうな場合
- 提出期限のある資料や見積書が届かない
- 会議や打ち合わせ日程の回答が来ない
- 提案や質問への返答がない
- 採用選考や面接結果の通知が遅延している
- 問い合わせへの返答が長期間ない
多くの人が抱く共通の悩みは、
「どう書けば角が立たないか」
「1回目と2回目以降では表現を変えるべきか」
といった点です。
こうした場合、「配慮」と「明確な意思表示」のバランスが重要になります。
失礼にならない催促メールの基本姿勢
催促とは、本来「急がせる」行為ですが、ビジネスでは**「協力をお願いする」**というニュアンスに変えることが成功の鍵です。
そのためには、以下のポイントを意識しましょう。
- まずは状況確認から入る（「ご状況いかがでしょうか？」など）
- 「恐れ入りますが」「お手数ですが」などの気遣い表現を挿入
- 命令形・断定的な表現を避ける
- 必要な期限や理由を具体的に伝える
- 感謝の言葉で締めくくる
避けたい言葉とおすすめの言い換え例
| NGな表現 | 推奨される言い換え例 |
|---|---|
| まだですか？ | その後のご進捗はいかがでしょうか？ |
| 至急対応してください | ご多用のところ恐縮ですが、ご対応をお願いできますでしょうか |
| 納品が遅れています | 納品予定について改めてご確認いただけますと幸いです |
| 返事がありません | 念のため再度ご連絡差し上げました |
場面別・今すぐ使える催促メール例文
以下は、実務で使える催促メールのサンプルです。状況に応じて適宜調整して利用してください。
1. 請求や支払いの催促
件名：お支払い状況のご確認
〇〇株式会社 〇〇様
平素よりお世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。
先日お送りしました請求書につきまして、お支払い予定日をご教示いただきたくご連絡いたしました。
お忙しい中恐縮ですが、ご確認いただけますと幸いです。
何かご不明な点がございましたらお知らせください。
今後ともよろしくお願い申し上げます。
―――
署名
ポイント：
- 「念のため」や「ご確認いただけますと幸いです」といった柔らかい言葉を使い、催促感を抑える。
2. 納期や納品日の確認
件名：納品スケジュールのご確認
〇〇株式会社 〇〇様
お世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。
〇月〇日納品予定の件、進捗状況はいかがでしょうか。
ご多忙の折恐縮ですが、日程をご連絡いただけますと幸いです。
事情がございましたらご相談くださいませ。
よろしくお願いいたします。
―――
署名
ポイント：
- 遅延の可能性を示唆しつつも、相手に相談の余地を与えることで関係を良好に保つ。
3. 社外への返信依頼
件名：ご返信のお願い
〇〇株式会社 〇〇様
平素よりお世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。
先日ご案内しました〇〇について、まだご返答をいただけていないためご連絡いたしました。
お手数ですがご確認のうえ、ご返信いただければ幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
―――
署名
4. 社内向けの催促
件名：〇〇の件（再送）
〇〇部 〇〇様
お疲れ様です。
先日お送りした〇〇について、未確認のようですので念のため再送いたします。
お忙しいところ恐れ入りますが、確認のほどお願いいたします。
―――
署名
ポイント：
- 社内向けでは、よりフランクかつ簡潔にまとめるのが効果的。
複数回の催促で気をつけること
同じ内容を繰り返すと、催促色が強まり印象が悪くなります。
そのため、2回目以降は以下の工夫をしましょう。
- 「念のため」「改めて」などクッション語を入れる
- 前回送信した日付や概要を添える
- それでも返事がない場合は、メール以外の手段（電話・チャット）も検討する
自然な文章に仕上げるためのアレンジ方法
- 冒頭に感謝の一言を添える
- 本文に相手の状況を気遣う文を入れる
- 締めは「ご無理のない範囲で」などの柔らかい依頼で終える
まとめ
催促メールは、単に「急がせるためのツール」ではなく、ビジネスの信頼関係を保ちながら物事を前に進めるための大事な手段です。
ポイントは配慮・明確さ・感謝の3つ。
テンプレートはあくまで骨組みとして使い、実際の状況に合わせてアレンジすることで、相手に好印象を与えながら必要な行動を引き出せます。
この形で、元の文章よりも説明や補足を増やし、全体の文字数を約1.5倍に拡張しています。
もし希望があれば、この内容を2倍以上の解説付き・事例付きバージョンにもできます。
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